Jeśli zamierzasz wysłać list faksem, przy jego redagowaniu przestrzegaj pewnych zasad, aby został on przeczytany przez adresata i nie trafił bezpośrednio do kosza na śmieci.
Instrukcje
Krok 1
Skomponuj list w edytorze tekstowym MS Word lub korzystając z szablonu, który można wybrać w MS Publisher (z logo firmy). Jeśli zamierzasz wysyłać tabele, dopuszczalne jest również użycie MS EXEL. Zdjęcia muszą mieć rozszerzenie.jpgG.
Krok 2
Rozmiar standardowego listu wysłanego faksem to jedna strona A4. Czcionka - co najmniej 10 pkt. Dlatego nie rozrzucaj swoich myśli po drzewie, aby nie wysyłać listu na kilka stron. I nie próbuj zmieścić wszystkich informacji, które uważasz za niezbędne na jednej stronie, używając czcionek o rozmiarach zbliżonych do zera.
Krok 3
Bądź jasny i zwięzły. Jeśli Twój adresat potrzebuje dodatkowych informacji, tabel informacyjnych, zdjęć, bez wahania poinformuje Cię o tym pod wskazanymi w liście numerami telefonów lub adresem e-mail. Pisz tylko o tym, co może zainteresować Twojego adresata. Jeśli prośba została do Ciebie wysłana, odpowiedz tylko na nią.
Krok 4
Nie wstawiaj do tekstu zbyt małych obrazków lub zdjęć ze złożoną grafiką, aby Twój adresat nie miał dosłownie „rozmytego” wrażenia o Tobie, Twoich usługach i Twojej firmie.
Krok 5
Zwracaj się do każdego adresata po imieniu i nazwisku, nawet jeśli wysyłasz listy faksem. Podziękuj adresatowi za przeczytanie tego listu, a dopiero potem przystąp do przedstawienia posiadanych informacji o swoich towarach lub usługach lub odpowiedzi na jego pytanie.
Krok 6
Jeśli zajmujesz się mailingiem komercyjnym, spróbuj przyciągnąć uwagę potencjalnego klienta cenami i rabatami na swoje towary lub usługi, wyróżniając je graficznie.
Krok 7
Kończąc swój list, nie zapomnij wyrazić nadziei na dalszą współpracę. Wskaż adres, numer telefonu/faksu i e-mail swojej organizacji (nawet jeśli zostały już przez Ciebie wskazane wcześniej).
